メディアへ情報を発信し、PRを行なう手段として用いられる「プレスリリース（ニュースリリース）」。作成する際に、「お作法はあるのか？」「記載必須事項ってなんだっけ？」と思って、ネットで検索したのは良いものの、どこにその記載を入れ込めば良いのかもわからない……。本記事では、プレスリリースの構成の組み立て方と、各項目のコツについて紹介します。

プレスリリースの構成

プレスリリースは伝えたいこと・重要な事柄を最初の方に、下に行くにつれて詳細などの付随情報となるように、「逆三角形」の情報構成で書くと言われますが、大きく「7つの要素」から構成されます。

①Header：『宛先』と『リリース配信日』『企業名』を記載

宛名と差出人を記載します。また、リリースを配信した日時を記載し、情報鮮度が分かるようにします。

②Headline：30文字程度で内容が分かるように1文に収めて記載

メディアが最初に見て、「ニュースとしての価値があるかどうか」を判断します。タイトルを見て興味がわかないことには、本文まで読みことはなく、本文がどんなに優れた文章でも、タイトルがイマイチであれば、無意味になってしまいます。また、メディアには短時間に大量のプレスリリースが届き、目を通す必要があるため、「30文字程度の1文」で、パッと見て理解できるくらいがベストです。

③Subheading：30文字程度で情報補強を1文に収めて記載

次いで、サブタイトルは、タイトルと並びでパッと見て判断する部分です。ここにはタイトルの補足情報となる内容を記載してください。

形容詞で飾り過ぎたり、上手いことを言おうしたりと主観的にならないようにしてください。誇張し過ぎると、事実と乖離し始め、プレスリリースとしては頂けないものになってしまいます。インパクトを出すには、「数字」と「固有名詞」を用いて、具体的かつ明確に伝わるように心掛けましょう。

④Lead：いつだれが何をする（When/Who/What）を明記

メディアが次に目を通すのが冒頭文です。タイトルで興味を持ったメディアは、「いつ、誰が、何をする（した）」かを読み、ニュースとしての価値があるかを見極めます。プレスリリースには、「5W1H」を記載する必要がありますが、Leadでは全てを盛り込まず、端的に事実を伝える文章にしてください。言い切れなかった要素は本文で補足すれば問題ありません。

⑤Key Visual：インパクトのある画像を1～2枚掲出

百聞は一見に如かず。画像は、ほんの一瞬で多くの情報を伝えられるため、「どんな画が撮れるか」「どんな記事構成にできるか」を検討する大切な役割を担っています。画像がないと、「口頭で説明される絵画の感想」と同じで、理解できないと判断し、記事化が難しくなります。また、画像素材をプレスリリース合わせて提供することも大切です。

⑥Body：社会的な意義（背景）と合わせて商品紹介、今後の展望を記載

PRには必要な「5W1H」を余すことなく記載する部分です。メディアにとって価値のあるニュースの「3条件」である「①新しい情報であること」「②事実であること」「③社会的な意義があること」を忘れずに作成してください。

作成していくと、いつの間にか「商品紹介に留まっている」ことが多く見受けられますので、「社会的な意義」と合わせて商品を紹介や「今後の展望」による世の中の変化を期待させるような文章を目指しましょう。
※「5W1H」や「メディアにとって価値のあるニュース3条件」の詳細は『PR担当者が理解しておきたいPRの役割とPR活動についてRとは？』の記事をご覧ください。

⑦Footer：メディアからの問い合わせ先を明記

ニュースは鮮度が命です。メディアからの問い合わせに即座に応えられる連絡先を記載しましょう。会社の固定電話やメールアドレスだけではなく、携帯電話を記載し、取材機会を逃さないようにしましょう。

 

プレスリリースの構成ができたら、次は中身を考える

大方のプレスリリースは、上記でご説明した構成で組み立てられます。いきなり書き始めるのではなく、はじめに構成を考えて、どの部分にどの情報をあてるのがベストか、メディア目線になって考える必要があります。

またプレスリリースと一口にいっても、新商品発表リリースや、調査リリースなど、その種類と目的は多岐にわたります。全て同じ書き方をするのではなく、それぞれの情報にどんなメディアバリューがあるか、広報担当者は発信したい情報のことをよく理解し、社内とメディアの両方と向き合うことが大切です。

次の記事では「プレスリリースの書き方」について紹介します。